Übersicht
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Digitale Übermittlung Ihrer Master-Abschlussdaten
Sie beginnen nach dem Lehramtsstudium an der Uni Köln den Vorbereitungsdienst in NRW und sind unsicher, ob Sie Ihre Master-Abschlussdokumente dafür rechtzeitig erhalten werden? Wir empfehlen Ihnen immer auch eine digitale Übermittlung Ihrer Abschlussdaten an das Ministerium für Schule und Bildung des Landes NRW zu beantragen. Das Ministerium wiederum teilt die Nachricht mit dem von Ihnen angegebenen ZfSL.
Sollten Sie doch wider Erwarten Ihr Zeugnis frühzeitig vorlegen können, nehmen die einstellenden Stellen dies zur Kenntnis.
Haben Sie einen Master of Education mit dem Unterrichtsfach Evangelische Religionslehre oder Katholische Religionslehre erworben, können Sie ebenfalls die digitale Übermittlung der Abschlussdaten an die zuständigen Evangelischen Landeskirchen (in NRW) bzw. das Erzbistum Köln (für Missio /Vocatio) beantragen.
Die Übermittlung ersetzt vorübergehend die Vorlage der beglaubigten Kopie Ihres Masterzeugnisses bei der Bezirksregierung bzw. beim Erzbistum oder den Landeskirchen. Die Kopie müssen Sie dann unverzüglich nachreichen, sobald sie Ihnen vorliegt.
Video: Digitale Übermittlung erklärt
Robin hat Lehramt an der Uni Köln studiert und ist jetzt im Vorbereitungsdienst. Robin erklärt was die digitale Übermittlung ist, wie sie funktioniert und wie Sie diese sie nutzen können.
Warum ist ein Antrag für die digitale Übermittlung erforderlich?
Das Gemeinsame Prüfungsamt am ZfL kann nicht vorhersehen, ob Sie nach dem Masterstudium in den Vorbereitungsdienst in NRW starten und sich mit den Master-Abschlussdokumenten dafür bewerben wollen.
Um Ihre Daten übermitteln zu dürfen, brauchen wir Ihre Einwilligung, die Sie uns mit dem Antrag erteilen.
Fristen
Anträge, die dem ZfL-Prüfungsamt vor Ablauf folgender Antragsfristen vorliegen, werden bei vorliegendem Abschluss des Master of Education garantiert an das Ministerium für Schule und Bildung NRW übermittelt.
- Bewerbung zum Vorbereitungsdienst mit Start 01. Mai:
Antrag der digitalen Übermittlung bis 11.04. - Bewerbung zum Vorbereitungsdienst mit Start 01. November:
Antrag der digitalen Übermittlung bis 11.10.
Falls Sie NACH Ablauf der oben genannten Frist zur Digitalen Übermittlung Ihrer Daten ans NRW-Schulministerium, aber VOR dem Einstellungstermin (01.05. bzw. 01.11.) eine letzte Leistung verbucht bekommen:
- Beantragen Sie in jedem Fall die digitale Übermittlung.
- Kontaktieren Sie Ihre*n Prüfer*in, um sicherzustellen, dass die Verbuchung spätestens fünf Arbeitstage vor dem Einstellungstermin erfolgt ist.
- Schreiben Sie nach erfolgter Verbuchung eine Email an zfl-pa-leitung@uni-koeln.de, in der Sie Ihren Fall darlegen. Nutzen Sie den Betreff: Digitale Übermittlung ans MSB.
- Das ZfL-Prüfungsamt kann dann versuchen zu klären, ob eine nachträgliche digitale Übermittlung des Masterabschlusses an das Ministerium noch möglich ist. Die Übermittlung können wir Ihnen nicht garantieren.
Die nachträgliche digitale Übermittlung an die Kirchen ist nicht vorgesehen.
Der Antrag Schritt für Schritt
Voraussetzungen
- Sie haben den Master of Education abgeschlossen und alle 120 Leistungspunkte sind in KLIPS 2.0 verbucht. Klären Sie mögliche Verbuchungsprobleme bitte frühzeitig.
- Die Fremdsprachen (alle Studierende) sind im ZfL-Prüfungsamt nachgewiesen.
- Der obligatorische Auslandsaufenthalt (nur Studierende moderner Fremdsprachen) ist im ZfL-Prüfungsamt nachgewiesen.
- Sie haben sich für den Vorbereitungsdienst in NRW beworben.
Online-Formular Digitale Übermittlung
- Füllen Sie das Online-Formular für die digitale Übermittlung vollständig aus und laden eine digitale Kopie Ihres Personalausweises / Reisepasses zur Verifikation Ihrer Identität hoch..
- Sie erhalten eine erste Bestätigungsemail an die von Ihnen hier angegebene Smail-Adresse.
Bitte beachten Sie, dass das Online-Formular zur digitalen Übermittlung erst ca. acht Wochen vor der jeweiligen Antragsfrist verfügbar ist, nachdem das Schulministerium NRW die Übermittlungstermine festgelegt hat.
Übermittlung
- Wir übermitteln die Daten aller Absolvent*innen an das NRW-Schulministerium gebündelt nach Ablauf der Antragsfristen (siehe oben). Es ist nicht möglich, Ihre Daten individuell zu übermitteln.
- Das Schulministerium wiederum teilt Ihre Daten nach Erhalt mit dem jeweiligen ZfSL.
- Sofern ausgewählt übertragen wir Ihre Daten auch an das Kölner Erzbistum bzw. die Evangelischen Landeskirchen, die Sie angegeben haben an einem festen Stichtag. Auch hier ist es nicht möglich Ihre Daten einzeln nach Eingang zu übermitteln.
- Die Übermittlung erfolgt an festen Stichtagen, die mit dem Ministerium und dem Erzbistum / den Evangelischen Landeskirchen vereinbart sind und alle vor den Nachreichfristen der relevanten Stellen, auch die der Bezirksregierung, liegen.
- Sobald wir Ihre Daten übermittelt haben, erhalten Sie eine zweite Bestätigungsemail darüber (Schulministerium).
- Eine dritte Bestätigungsmail erhalten Sie nur bei zusätzlicher Übertragung an das Kölner Erzbistum bzw. die Evangelischen Landeskirchen.
- Der zeitliche Abstand zwischen der ersten Bestätigungsemail (zum Eingang des Antrags) zur zweiten und dritten Bestätigungsemail (Bestätigung der Übermittlung) kann daher unter Umständen sehr groß sein.
Wenn Sie die automatische Bestätigungsmail für den Antrag der digitalen Übermittlung erhalten haben, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Bitte lassen Sie sich nicht verunsichern und sehen Sie von Rückfragen ab.
Infografiken: Erstellung Abschlussdokumente & digitale Übermittlung(en) – Voraussetzungen und Benachrichtigungen
FAQ
Welches ZfsL gebe ich im Antragsformular an?
Bitte geben Sie nur das Zentrum für Schulpraktische Lehrerausbildung (ZfsL) an, das Ihnen endgültig zugeordnet wurde. Sie können hier keinen Erstwunsch oder ähnliches angeben.
Was mache ich, wenn ich mein Zeugnis bereits erhalten und auch die Datenübermittlung beantragt habe?
Sobald Ihnen Ihre Abschlussunterlagen vorliegen, reichen Sie die beglaubigte Kopie des Masterzeugnisses bei der für Sie zuständigen Bezirksregierung ein. Gegebenenfalls fordert Sie das ZfsL ebenfalls auf, das Dokument auch dort vorzulegen.
Unabhängig davon übermitteln wir Ihre Daten weiterhin.
Ich will mich nicht für den Vorbereitungsdienst bewerben: Muss ich die Abschlussdatenübermittlung beantragen?
In dem Fall müssen Sie die Übermittlung der Abschlussdaten nicht beantragen.
Sollte Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt für den Vorbereitungsdienst bewerben, verfügen Sie dann bereits über die notwendigen Abschluss-Dokumente.
Ich habe mich beim Ausfüllen des Online-Formulars vertan, was kann ich tun?
Füllen Sie in dem Fall das Formular erneut aus. Die Daten Ihres vorherigen Antrags werden überschrieben.
Was mache ich, wenn ich aufgefordert werde, die Zeugniskopie vorzulegen, sie mir aber noch nicht vorliegt?
Bitte machen Sie sichkeine Sorgen, falls die Bezirksregierung oder das ZfsL Sie auffordern sollten, die Kopie des Masterzeugnisses vorzulegen. Es handelt sich hierbei um standardisierte Erinnerungen per Email.
Sie sind verpflichtet das Masterzeugnis unverzüglich nachzureichen, sobald es Ihnen vorliegt. Sollte dies erst nach Dienstantritt im Vorbereitungsdienst der Fall sein, ist das kein Problem.
Dieses Vorgehen ist mit allen Bezirksregierungen, den ZfsL und dem Schulministerium abgestimmt.
Was mache ich, wenn die Bezirksregierung eine Versicherung der Universität möchte, dass ich alle Prüfungen erfolgreich absolviert habe?
Die digitale Übermittlung der Master-Abschlussdaten entspricht dieser Versicherung; gerade dann, wenn Sie noch kein Masterzeugnis bei der Bezirksregierung einreichen können.
Sobald Sie den Antrag zur Digitalen Übermittlung gestellt haben und die automatische Bestätigungsmails für den Antrag der digitalen Übermittlung erhalten haben, müssen Sie nichts weiter machen.
Sie erhalten nach Übermittlung Ihrer Daten eine Bestätigung, so dass Sie sicher sein können, dass diese auch beim Ministerium für Schule und Bildung bzw. bei der Bezirksregierung eingegangen sind. Diese letzte Bestätigung wird Ihnen erst einige Tage bzw. Wochen nach Ihrem Antrag zugehen.
Werden meine Abschlussdaten auch an die Kirchen für die Beantragung der Missio oder der Vocatio übermittelt?
Ja, innerhalb von NRW.
Sollten Sie über einen Master of Education mit dem Unterrichtsfach Evangelische Religionslehre oder Katholische Religionslehre verfügen, übermitteln wir Ihre Abschlussdaten– so gewünscht – auch an die von Ihnen angegebenen zuständigen Evangelischen Landeskirchen (in NRW) bzw. das Erzbistum Köln (für Missio /Vocatio) an einem festen Stichtag. Diese Übermittlung ist Teil des Antrags auf digitale Übermittlung und ersetzt vorübergehend die Vorlage der beglaubigten Kopie des Masterzeugnisses beim Erzbistum oder der jeweiligen Evangelischen Landeskirche.
Daten meiner Kommiliton*innen wurden bereits übermittelt, meine aber nicht. Warum nicht?
Vor der Übermittlung der Daten müssen wir Ihren Antrag bearbeiten. Auch wenn Sie diesen nahezu zeitgleich gestellt haben, kann es sein, dass Ihrer erst einige Tage später bearbeitet wird. Dies liegt daran, dass die Kolleg*innen im Prüfungsamt unterschiedliche Arbeitspakete abarbeiten.
Das kann dazu führen, dass die Daten von Ihnen und Ihren Kommiliton*innen zu unterschiedlichen Stichtagen übermittelt werden.
Wann übermitteln Sie meine Daten?
Die Übermittlung der Daten erfolgt nicht sofort nach Eingang des Antrags, sondern erst nach Ende der Antragsfrist in Intervallen zu den mit dem Schulministerium vereinbarten Terminen.
Wir können die zeitlichen Engpässe und eventuelle Unsicherheiten nachvollziehen und möchten Sie gleichzeitig um Geduld bitten: Nachdem wir Ihnen per Email bestätigt haben, dass wir Ihre Daten digital ans Schulministerium übermitteln werden, kann es einige Wochen dauern, bis die Übermittlung an den festgelegten Stichtagen erfolgen wird. Das ist ein Routinevorgang, der mit dem Ministerium abgestimmt ist. Erst dann erhalten Sie eine weitere Benachrichtigung per Email, dass Ihre Daten übermittelt wurden.
Solange Sie die beiden automatischen Bestätigungsmails für die digitale Übermittlung erhalten haben, müssen Sie sich keine Sorgen machen – auch wenn es länger dauern sollte.
Wir informieren Sie per Email, sobald Ihre Daten übermittelt wurden.
Ich habe die Bestätigungsemail des Online-Formulars nicht erhalten. Was soll ich tun?
- Haben Sie Ihre Smail-Adresse korrekt eingegeben?
- Schauen Sie bitte in den Spam-Ordner Ihres Email-Postfachs.
- Rufen Ihre Smail-Adresse über Webmail ab.
- Sollte die Email tatsächlich nicht angekommen sein, können Sie den Antrag erneut über das Online-Formular stellen.
- Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, schreiben Sie bitte eine Email unter der Angabe Ihrer Matrikelnummer und Ihres Studiengangs an zfl-beratung(at)uni-koeln(dot)de.
Ich habe den Bestätigungslink im Online-Formular nicht erhalten (1. Bestätigungsemail). Was soll ich tun?
- Haben Sie Ihre Smail-Adresse korrekt eingegeben?
- Schauen Sie bitte in den Spam-Ordner Ihres Email-Postfachs.
- Rufen Ihre Smail-Adresse über Webmail ab.
- Sollte der Link tatsächlich nicht angekommen sein, können Sie den Antrag erneut über das Online-Formular stellen.
- Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, schreiben Sie bitte eine Email unter der Angabe Ihrer Matrikelnummer und Ihres Studiengangs an zfl-beratung(at)uni-koeln(dot)de.
Ich nehme an der Masterfeier teil, sollte ich die digitale Übermittlung trotzdem beantragen?
Leider können wir nicht garantieren, dass Sie an der Masterfeier Ihre Abschlussdokumente überreicht bekommen, aufgrund der Erstellungszeit von sechs bis acht Wochen. Sie erhalten dann auf der Feier ein Ersatzdokument.
Sollten Sie im Anschluss an die Masterfeier direkt in den Vorbereitungsdienst, empfehlen wir Ihnen in jedem Fall die digitale Übermittlung Ihrer Daten ans Ministerium für Schule und Bildung zu beantragen, um sicherzugehen, dass Sie im Falle einer Nichtfertigstellung Ihrer Abschlussdokumente stressfrei in den Vorbereitungsdienst übergehen können.
Ihre Abschlussdokumente schicken wir Ihnen dann nach der Masterfeier per Post. In diesem Fall schicken Sie uns bitte NACH der Masterfeier eine Email an zfl-pruefungsamt@uni-koeln.de und lassen uns die postalische Adresse wissen, an die die Abschlussdokumente im Nachgang versendet werden sollen.
In diesem Fall schicken Sie uns bitte NACH der Masterfeier eine Email an zfl-pruefungsamt@uni-koeln.de und lassen uns die postalische Adresse wissen, an die die Abschlussdokumente im Nachgang versendet werden sollen.